مدیریت زمان

تعریف مدیریت زمان

مفهوم مدیریت زمان هماهنگی وظایف و فعالیت ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش های شخصی است . اساساً، هدف از مدیریت زمان این است که افراد را قادر سازد تا کارهای بیشتر و بهتر را در زمان کمتری انجام دهند.
عناصر مدیریت زمان شامل سازماندهی و برنامه ریزی برای بهترین استفاده از زمان است. تکنیک های مدیریت زمان همچنین موقعیت خاص یک فرد ، قابلیت ها و ویژگی های مربوط به آن ها را در نظر می گیرد.

اگر یک مدیر قوی باشید می توانید زمان را هم مدیریت کنید ، مقاله مدیریت را اینجا بخوانید .

 چرا مدیریت زمان مهم است؟

اهمیت مدیریت زمان در توانایی آن در معنا بخشیدن به زمان است . و به افراد اجازه می دهد از زمان خود بهترین استفاده را ببرند. در زمینه های تجاری برای تعیین اهداف و انتظارات شرکت ها از کارکنان از تکنیک مدیریت زمان استفاده می شود. مهارت مدیریت زمان به کارکنان کمک می کند تا کار با کیفیت انجام دهند و به طور موثر به اهداف خود برسند. مدیریت زمان همچنین به مدیران کمک می کند تا درک کنند که کارکنان چه توانایی هایی دارند و اهداف واقع بینانه را تعیین کنند.
مهارت‌های ضعیف مدیریت زمان باعث می‌شود که کارمندان اهداف خود را از دست بدهند و کار ضعیفی ارائه دهند، بیش از حد تحت استرس قرار بگیرند و با کمبود زمان مواجه شوند. زمانی که از زمان به طور ناکارآمد استفاده شود، اثرات مخربی بر کارکنان، مدیریت و شرکت می گذارد.

فقر زمانی نتیجه مدیریت ضعیف یا عدم وجود زمان است. اشخاص زمانی خود را در این وضعیت می بینند که کارهای زیادی برای انجام دادن دارند و زمان کمی برای انجام آن دارند. زندگی شخصی آنها آسیب می بیند و علیرغم سخت کوشی احساس می کنند که به طور فزاینده ای در مسئولیت ها و فعالیت ها غرق شده اند .
مدیریت زمان مستلزم تصمیم گیری فعال در مورد کاری است که شخص می خواهد انجام دهد. بدون مدیریت زمان، افراد به طور مداوم به محرک های بیرونی واکنش نشان می دهند و حس کنترل بر کار و زندگی خود را از دست می دهند.
همه کارها زمان می برد، اما برخی از کارها ارزش بیشتری نسبت به کارهای دیگر دارند . تخصیص مجدد زمان به کار با ارزش بالاتر ، هم بهره وری و هم تعادل کار و زندگی را بهبود می بخشد. مدیریت زمان خوب به طور کلی محل کار سالم تری ایجاد می کند.

اگر سواد مالی ندارید ، فکر پولدار شدن را از ذهن خود بیرون کنید . کتاب پدر پولدار ، پدر بی پول بهترین کتاب در این زمینه است اینجا دانلود کنید . 

 مزایای مدیریت زمان

برخی از این مزایا مدیریت زمان در محل کسب و کار شامل موارد زیر است:

1- کارکنان شادتر : زمانی که کارمندان زمان کافی برای انجام کار خود داشته باشند، شادتر هستند و کمتر در معرض فرسودگی شغلی قرار می گیرند .
2- خلاقیت بهبود یافته است : زمانی که کارکنان تحت فشار مسائل زمانی قرار نگیرند، فضا و انرژی لازم برای خلاقیت بیشتر در کار خود را دارند. آنها می توانند به جای واکنش منفعلانه به کارشان، فعالانه درگیر کارشان شوند. این باعث افزایش نوآوری می شود .
3- غیبت کمتر : کارکنان استرس‌زده و فرسوده بیشتر مرخصی می‌گیرند.
4-  گردش مالی کمتر با داشتن تجربه کاری بهتر : کارمندان احتمالاً در یک حرفه خود باقی می مانند و تر به فکر جابه جایی هستند

5- بهره وری بیشتر : کارمندانی که کمتر غیبت می کنند و از کار خود لذت می برند بهره وری بیشتری دارند .
6-  افزایش شهرت : مشاغلی که مدیریت موثر زمان را تشویق می کنند به عنوان مکان های خوب برای کار شناخته می شوند که جذب و حفظ کارمندان را بهبود می بخشد .

چگونه به یک سخنران قوی تبدیل شویم ، اینجا مقاله سخنوری چیست را بخوانید . 

چالش های مدیریت زمان

مالاری تایتل ، موسس مشاوره Healthy Workplaces موانع مدیریت زمان موثر را به دو دسته داخلی یا خارجی طبقه بندی می کند.
موانع درونی ، موانعی هستند که از جانب فرد سرچشمه می گیرند و در کنترل فرد هستند. آنها شامل عواملی مانند موارد زیر هستند:

1- عدم کنترل روی خود : فردی که خودکنترلی ندارد مستعد حواس پرتی است و ممکن است به همین دلیل اهداف را از دست بدهد.
2-  اهمال کاری : افراد کارها را تا زمانی که برای تکمیل آنها تحت فشار باشند به تعویق می اندازند. این یک رفتار واکنشی است.
3- کمبود انگیزه : یک فرد ممکن است به دلیل تکمیل کاری ، فکر انجام کار و اهداف دیگر را نبیند.
4-  اضطراب : افرادی که استرس را تجربه می کنند، احتمالا تمرکز و تصمیم گیری برایشان سخت تر است.
5- راضی کردن دیگران : شخصی که درگیر جلب رضایت همه است، ناگزیر شکست می‌خورد زیرا نیازهای متضاد دیگران وجود دارد.
6- چند وظیفه ای : تلاش برای انجام چندین کار به طور همزمان، یا انجام چند کار ، می تواند به معنای شکست در همه آنها باشد.

این عوامل درونی به عادات، رفتارها و اعمال یک فرد مربوط می شود. اگرچه ممکن است این رفتارها ناخودآگاه یا ریشه دار باشند، اما یک فرد این قدرت را دارد که رفتارهای خود را تعدیل کند و نحوه استفاده از زمان را تغییر دهد.

کتاب شدن اثر میشل اوباما برای زانانی که می خواهند قوی باشند ، اینجا دانلود کنید .

موانع بیرونی در مدیریت زمان عواملی هستند که از بیرون فرد می آیند. آنها شامل عواملی مانند موارد زیر هستند:

1-  حجم کار : یک فرد ممکن است بیشتر از توانش کار کند.
2-  محدودیت های شغلی : شغل یا محل کار ممکن است فرد را از رسیدن به اهداف خود باز دارد.
3-  کمبود منابع شرکت : یک شرکت ممکن است منابع مورد نیاز کارکنان را برای تکمیل مشاغل خود فراهم نکند. به عنوان مثال، ممکن است یک موقعیت فقط از راه دور باشد، اما این شرکت ابزارهای همکاری را برای اعضای تیم فراهم نمی کند تا از راه دور به خوبی کار کنند .
4- حواس پرتی عوامل بیرونی زندگی : مانند یک اورژانس خانوادگی یا یک بیماری همه گیر جهانی ، ممکن است توانایی فرد برای مدیریت موثر زمان خود را مختل کند. اتلاف‌کننده‌های اولیه مانند رسانه‌های اجتماعی نیز می‌توانند زمان را خسته کنند.

موانع بیرونی بر خلاف موانع درونی در کنترل فرد نیستند. آنها از محیط بیرون می آیند. با این حال، فرد می تواند نحوه واکنش خود به این موانع را کنترل کند.

بورس یکی از بهترین بازارهای سرمایه گذار است . اینجا درباره بورس بخوانید . 

نکات و تکنیک های مدیریت زمان

در زیر چند نکته برای دستیابی به مدیریت بهتر زمان آورده شده است :

1-  یک دفتر خاطرات از فعالیت‌ها را به مدت یک هفته نگه دارید تا زمان‌هایی از روز را که احتمالاً بیشترین بازدهی را دارید شناسایی کنید. از این اطلاعات برای هدایت وظایف زمان بندی استفاده کنید.
2-  در شروع هر روز کاری زمانی را برای تهیه فهرستی از کارهای قابل اندازه گیری از اهداف و روش های دستیابی به آنها اختصاص دهید.
3- کارهای روزانه را بر اساس اولویت برنامه ریزی کنید و زمان برنامه ریزی نشده در روز را در نظر بگیرید.
4-  در دسترس بودن ارتباطات خود را مدیریت کنید برنامه‌های ایمیل و پیام‌رسانی فوری را در زمان‌های برنامه‌ریزی‌شده به جای درگیر شدن با آنها در تمام طول روز باز کنید.
5-  فرض کنید وقفه‌های دوره‌ای اتفاق می‌افتد و به کارهای خاص زمان اضافه کنید تا آنها را انجام دهید.
7-  حجم کار خود را مدیریت کنید با کار بیشتر از آنچه می توانید به راحتی انجام دهید موافقت نکنید .

با استفاده از این نکات و تکنیک ها، تیم ها می توانند تصمیم بگیرند که چه چیزی مهم است و چگونه از زمان به نحو احسن استفاده کنند.

این عادات هستند که زندگی ما را می سازند . کتاب قدرت عادات اثر چارلز داهیگ را اینجا بخوانید . 

در زیر چند تکنیک و ابزار مدیریت زمان آورده شده است:

1-  تحلیل پارتو بر اساس اصل پارتو : تحلیل پارتو بیان می‌کند که 80 درصد پیامدها از 20 درصد علل ناشی می‌شوند. این برای دسته بندی دوره های عمل بر اساس اهمیت یا ارزش آنها در یک زمینه خاص مفید است. به مردم کمک می کند تا از منابع به نحو احسن استفاده کنند.

2-  ماتریس آیزنهاور : ماتریس آیزنهاور ابزاری برای کمک به اولویت بندی است که وظایف را به وظایف فوری و وظایف مهم تقسیم می کند. هدف این است که افراد را وادار کنیم تا کارهای مهم تر را بر کارهای کم اهمیت تر  به زمان اولویت بدهد .

در اینجا تلاش می کنیم ماتریس آیزنهاور را که یکی از مهمترین تکنیک های مدیریت زمان است . بیان کنیم و به توضیح آن بپردازیم

ماتریس آیزنهاور چیست و چگونه کار می کند .

ماتریس  یک ابزار مدیریت زمان برای اولویت بندی وظایف است. همچنین به عنوان ماتریس فوری/مهم، ماتریس مدیریت زمان و روش آیزنهاور شناخته می شود.

ماتریس آیزنهاور نام خود را از سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، آیزنهاور گرفته است، که گفته می شود، “من دو نوع مشکل دارم، فوری و مهم. فوری مهم نیست، و مهم هرگز فوری نیست. ” این روش توسط کتاب هفت عادت مردمان مؤثر اثر استیون کاوی معرفی و مشهور گردید .

طبق یک مطالعه تحقیقاتی با عنوان «اثر فوریت صرف»، مردم طبیعتاً با اولویت دادن به کارهایی که نسبت به زمان حساس و کم‌اهمیت هستند، فوریت را به اهمیت ترجیح می‌دهند . و کارهایی که فوری و کم اهمیت هستند را به جای کارهایی که کمتر فوری هستند اما پاداش‌های بیشتری ارائه می‌دهند ، انجام می دهند . ماتریس آیزنهاور برای غلبه بر این تعصب رایج استفاده می شود، زیرا اهمیت یک کار را همراه با فوریت آن فاکتور می کند

فوریت در مقابل اهمیت

شناسایی صحیح سطح فوریت و اهمیت هر کار برای استفاده از ماتریس آیزنهاور بسیار مهم است.

وظایف فوری نیاز به توجه فوری دارند و عواقب واضحی را برای عدم ارضای یا تکمیل به موقع آنها به همراه دارند.

وظایف مهم به اهداف و اهداف بلندمدت کمک می کند که گاهی اوقات برای تکمیل آنها نیاز به برنامه ریزی دارد

ماتریس آیزنهاور چگونه کار می کند؟

ماتریس به چهار ربع تقسیم می شود. افراد فوریت و اهمیت فعالیت های فردی خود را در نظر می گیرند و آنها را در ربع های مناسب دسته بندی می کنند. هر ربع یک فراخوان ویژه برای اقدام دارد – انجام دهید، برنامه ریزی کنید، تفویض کنید یا حذف کنید. هر ربع سطح اولویت خاص خود را دارد: وظایف ربع 1 باید ابتدا انجام شود . در حالی که وظایف ربع 4 باید آخرین مرحله باشند یا حذف شوند .

چها ربع اصلی ماتریس آیزنهاور

ربع 1: “اول انجام دهید.” این وظایف هم فوری و هم مهم هستند و نیاز به توجه و اقدام فوری دارند. فعالیت های ربع 1 بالاترین اولویت با مهلت های مشخص است و پیامدهایی برای کیفیت پایین کار یا عدم رعایت مهلت دارد
ربع 2: “برنامه ریزی کن.” این وظایف مهم هستند، اما فوری نیستند. آنها ممکن است ضرب الاجل های مشخصی داشته باشند یا نداشته باشند، اما همچنان برای اهداف بلندمدت حیاتی هستند. مدیریت فعال فعالیت ها در این ربع می تواند به کاهش بار وظایف Q1 کمک کند. فعالیت های Q2 باید بعد از فعالیت های Q1 دارای اولویت دوم باشند.
ربع 3: «اگر امکان دارد تفویض کنید». این وظایف فوری هستند، اما مهم نیستند. اگرچه سطحی از حساسیت زمانی وجود دارد، اما وظایف به طور قابل توجهی به اهداف بلند مدت کمک نمی کند. اینجاست که توانایی تمایز بین فوریت و اهمیت ظاهر می شود. وظایفی که در این ربع قرار می‌گیرند، که معمولاً به عنوان «مشغول کار» تلقی می‌شوند، می‌توانند بدون مشکل قابل‌توجهی محول شوند . فعالیت های Q3 سومین اولویت را دارند.

وظایف ربع 3 ممکن است شامل موارد زیر باشد:

حضور در جلسات غیر انتقادی
پایان دادن به کارهای اداری ساده
انجام وظایف اداری

ربع 4: “حذف کنید، یا ادامه دهید.” این وظایف نه فوری هستند و نه مهم. انجام وظایف در این ربع ضروری نیست و به اهداف یا علایق بلندمدت کمک نمی کند. توصیه می‌شود این فعالیت‌ها یا ماندگار باشند یا به طور کلی حذف شوند و کمترین اولویت را تشکیل می‌دهند.

فعالیت های ربع 4 ممکن است شامل موارد زیر باشد:

مرتب سازی از طریق ایمیل های اسپم
پیمایش در لینکدین
سازماندهی فایل ها

اگر با شرایط روز تغییر نکنی نابود خواهید شد ، کتاب چه کسی پنیر من را جابه جا کرد بهترین کتاب در زمینه تغیرات را اینجا دانلود کنید . 

ادامه تکنیک های مدیریت

3-  مسدود کردن زمان : مسدود کردن زمان یک روش مدیریت زمان است که روز را به بلوک های زمانی خاص تقسیم می کند.
4-  روش انجام کارها : روش انجام کارها رویکردی برای مدیریت کار است که به افراد کمک می کند تا از فکر کردن به کارهای بزرگ و کوچک دست بردارند و شروع به اولویت بندی آنها کنند، با هدف کاهش سطح استرس برای افزایش بهره وری و وضوح فکر. این شامل نوشتن همه چیز، طبقه بندی آن بر اساس اهمیت و سپس انجام وظایف است.
5-  تکنیک پومودورو : تکنیک پومودورو زمان را به شکاف‌های زمانی 25 دقیقه‌ای کار متمرکز که با وقفه‌های پنج دقیقه‌ای در هم آمیخته می‌شود، با یک استراحت طولانی‌تر پس از چهار فاصله کاری متوالی تقسیم می‌کند. این به افراد کمک می کند تا در برابر میل به تعویق کار مقاومت کنند.

در اینجا تلاش می کنیم تکنیک پومودورو را به نحوی شایشته بیان کنیم . این تکنیک تاثیر بسیار زیادی در مدیریت زمان دارد .

تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان است که بر اساس امتداد 25 دقیقه ای کار متمرکز است که با وقفه های پنج دقیقه ای شکسته می شود. استراحت های طولانی تر، معمولاً 15 تا 30 دقیقه، پس از چهار فاصله کاری متوالی گرفته می شود. هر فاصله کاری Pomodoro نامیده می شود ، کلمه ایتالیایی برای گوجه فرنگی (جمع: pomodori ).

فرانچسکو سیریلو، توسعه‌دهنده و کارآفرین ، تکنیک پومودورو را در اواخر دهه 1980، زمانی که دانشجوی دانشگاه بود، ایجاد کرد و از یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه‌فرنگی برای سازماندهی برنامه مطالعه خود استفاده کرد. در ابتدا، فواصل کاری متفاوتی را آزمایش کرد، از دو دقیقه شروع کرد و تا یک ساعت افزایش داد. او به سرعت متوجه شد که این مدت زمان طولانی تر از آن است که بتواند روی یک کار متمرکز بماند. او روی پومودوری 25 دقیقه ای به عنوان زمان بهینه برای نیازهایش تصمیم گرفت.

از این تجربه، سیریلو دریافت که زمان می تواند به یک متحد تبدیل شود، نه منبع اضطراب. تکنیک پومودورو اساساً افراد را آموزش می‌دهد تا با محدود کردن مدت زمانی که تلاش می‌کنند آن تمرکز را حفظ کنند و اطمینان از وقفه‌های ترمیمی از تلاش، تمرکز بهتری روی کارها داشته باشند. این روش همچنین به آنها کمک می کند تا بر تمایلات خود برای به تعویق انداختن یا چند کار غلبه کنند ، که هر دوی آنها به کاهش بهره وری معروف هستند .

چگونه زمان کار خود را مدیریت کنیم ، اینجا به زبان اصلی بخوانید . 

تکنیک پومودورو شامل چه چیزی است؟

تکنیک پومودورو همچنین می تواند به افراد در ایجاد عادات کاری کارآمدتر کمک کند. از طریق مدیریت زمان موثر ، آن‌ها می‌توانند در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهند، در حالی که به احساس موفقیت دست می‌یابند و احتمال فرسودگی شغلی را کاهش می‌دهند. برای این منظور، تکنیک پومودورو شامل پنج فرآیند افزایشی برای کمک به ایجاد یک رابطه آگاهانه و سازنده با زمان است:

1- فرآیند داخلی پومودورو : یک رابطه موثر با زمان برای بهبود بهره وری ایجاد کنید.
2- فرآیند هسته پومودورو : تمرکز را روی کارها متمرکز کنید تا با تلاش کمتر به اهداف برسید.
3- فرآیند روزانه پومودورو : یک برنامه روزانه تنظیم کنید، روند کار روزانه را بهبود بخشید و چندین کار را به طور موثرتر انجام دهید.
4- فرآیند هفتگی پومودورو : یک روال هفتگی تنظیم کنید، زمان را به طور مؤثرتری سازماندهی کنید و به اهداف متعدد برسید.
5- فرآیند تیم پومودورو : یاد بگیرید که تکنیک پومودورو را با یک محیط تیمی تطبیق دهید

فرآیند اصلی به عنوان پایه ای برای دستیابی به تکنیک پومودورو به روشی پایدار عمل می کند.

بدون بازاریابی تمامی تلاش های ما در زمینه کسب و کار شکست خواهد خورد ، مقاله ای درباره بازاریابی دیجیتال را اینجا بخوانید . 

پنج مرحله زیر را برای متمرکز ماندن بر روی وظایف در دست در طول روز تعریف می کند:

1- یک کار برای پومودوروی فعلی انتخاب کنید.
2- تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنید.
3- روی کار کار کنید تا زمانی که تایمر به صدا درآید، سپس اتمام پومودورو را ضبط کنید.
4- استراحت کوتاهی داشته باشید؛ با پنج دقیقه شروع کنید، اما بدانید که می تواند کمتر از دو دقیقه باشد.
5- پس از چهار پومودوری، استراحت بیشتری داشته باشید. این به طور کلی 15 تا 30 دقیقه است.

برای هر پومودورو، زمانی را برای جمع بندی و مرور اختصاص دهید تا به حرکت یکپارچه از یک پومودورو به پومودورو دیگر کمک کنید. مهمتر از آن، اقدامات لازم را انجام دهید تا در حین پومودورو روی یک کار متمرکز بمانید و از وقفه جلوگیری کنید. افراد باید پومودوروی خود را از هر دو حواس پرتی داخلی و خارجی محافظت کنند. از بررسی ایمیل، حساب‌های شبکه‌های اجتماعی، گزارش‌های آب‌وهوا، رسانه‌های خبری یا هر انحراف دیگری که می‌تواند توجه را از کار در حال دور کند، خودداری کنید.

پیاده‌سازی‌های مختلف تکنیک پومودورو از فواصل زمانی متفاوتی برای بخش‌های کار و وقفه ها استفاده می‌کنند. برای وقفه ها، اکیداً توصیه می شود که فرد فعالیتی را انتخاب کند که با کار در تضاد باشد. به عنوان مثال، فردی که در رایانه کار می کند ، باید از میز دور شود و نوعی فعالیت بدنی انجام دهد.

قدرت نامحدود اثر آنتونی رابینز به شما کمک می کند ، تا چهره ای جدید ، قوی و با اراده از خود بسازید . این کتاب را اینجا دانلود کنید . 

مدیریت زمان و تئوری مدیریت

بسیاری از تکنیک های مدیریت زمان در مدیریت پروژه ها برای کمک به تیم ها برای رسیدن به اهدافشان استفاده می شود.

 در زیر برخی از نظریه ها و مفاهیم گسترده تر مربوط به استراتژی های مدیریت زمان آورده شده است:

1-  قانون پارکینسون : طبق قانون پارکینسون، مقدار کار مورد نیاز برای تکمیل یک کار مشخص افزایش می یابد تا زمان اختصاص داده شده به آن کار تکمیل شود .
2-  قانون 70 درصد : با صرفه جویی در انرژی، طبق قانون 70 درصد ، افراد می توانند در حالی که با سرعت کمتری کار می کنند، به بهره وری بهتری دست پیدا کنند .
3-  قانون هافستاتر : طبق قانون هافستاتر ، انجام یک کار همیشه بیشتر از حد تخمین زده می شود . مردم مزایای یک سیستم را بیش از حد برآورد می کنند – در این مورد، ظرفیت فرد برای کار تحت یک محدودیت زمانی.
4- تئوری کوزه ترشی : تئوری شیشه ترشی یک استعاره بصری برای نشان دادن این واقعیت است که روز یک فرد می‌تواند با چیزهای کوچک و بی‌اهمیت زیادی پر شود که فضا را از چیزهای مهم می‌گیرد.

مدیریت زمان جزء جدایی ناپذیر مدیریت فرآیند کسب و کار است که شامل ساده کردن گردش کار برای افزایش کارایی است.

نتیجه :

شاید بزرگترین دروغی که بین تمامی مردمان جهان جا با باز کرده است ، این جمله است . « زمان طلا است » .  طلا بسیار بی ارزش تر و کوچک تر ازآن است که بخواهیم آن را باز زمان مقایسه کنیم . زمان منحصر به فردترین کالایی است که در این گیتی وجود دارد . هر انسان فقط یک بار از ازل تا ابد خلق می شود . و هر انسان تنها یک بار فرصت زندگی دارد و این فرصت دیگر تکرار نخواهد شد .

آیا باز هم فکر می کنید ، زمان طلاست . اگر این تفکر را دارید واقعا در اشتباه هستید . مجموعه ما در مدرسه کسب و کار آکادمی تاجران برای استفاده بهینه از زمان برای شما برنامه هایی فوق العاده ای دارد . منتظر شما هستیم .

نویسنده : مهندس یحیی ساکی مدیر مدرسه کسب و کار آنلاین آکادمی تاجران